Implementar Soluciones de TI para Empresas
23 dic
Por: Equipo C3ntro Telecom

6 maneras de hacer más eficientes tus videoconferencias

Según un estudio hecho por Atlassian sobre las reuniones laborales, el 91% de los asistentes se distrae durante una junta, el 39% se duerme en algún momento, el 96% no asiste, el 45% se siente agobiado por todas las reuniones que tendrá durante el día, el 73% hace otras cosas, mientras que el 47% se queja de son una pérdida de tiempo.

Pero no todas las reuniones tienen que ser fisicamente presenciales, la pregunta que puede resumir todo es ¿cómo mejorar la eficiencia del tiempo en una reunión?

La adopción de tecnología, capacitación e implementación de esta puede ayudar a mejorar el flujo de trabajo haciendo posible conectarse desde cualquier lugar, evitando que los miembros de una reunión estén distraídos y pierdan el foco. Mantener el control en tus reuniones te permite transformar la forma de trabajar.

Microsoft Teams es una solución que logra resolver todos estos problemas haciendo que tu equipo de trabajo se comprometa y trabaje junto,  Teams es un espacio de trabajo compartido donde puedes chatear, tener reuniones, compartir archivos y trabajar con aplicaciones comerciales, haciendo tu oficina 100% digital, teniendo movilidad, libertar, seguridad, prevención de fuga de datos, todo en una renta mensual. Pero ¿cómo realmente te puede ayudar Microsoft Teams a todo esto?

Nosotros te damos seis razones para hacer este cambio y volver más productivas tus reuniones:

  • Agenda

Los participantes de la reunión pueden estar en la misma oficina o en cualquier parte del mundo, lo importante es que todos estén en enterados, agendar te permite incluir los temas de la reunión en la invitación o enviar un correo electrónico de 24 a 48 horas antes de la hora acordada. Esto les dará oportunidad a los participantes de estar más preparados respecto a los temas que serán tratados, evitando perder tiempo en saber de que es de lo que trata o preguntarse ¿para qué nos reunimos hoy?

  • Anticipa tus dudas y comentarios

Antes de tu reunión asegúrate de tener claros tus objetivos. Cualquiera que sea tu estilo de preparación, seguir esta práctica asegurará que recuerdes tu propia pauta el día de la reunión.

  • Conoce tus recursos

Saber cómo utilizar tus recursos tecnológicos te permitirá hacer uso correcto de ellos, optimizar tiempo y conocer sus alcances, para que las reuniones sean mucho más productivas como la planeación de tareas, informes, chats, gestión documental, notas y acuerdos.

Evita demoras y verifica que todo este listo.

  • Comparte tu pantalla

Si estás en una presentación revisando cualquier información con materiales visuales, estadísticas o documentos, asegúrate que todos comprendan a lo que te refieres. Comparte tu pantalla para que puedas enfocar la atención de los participantes y mantenerlos al tanto.

Esto para evitar interrupciones o retrasos en la reunión.

  • Sé directo

Uno de los principales obstáculos en una reunión es que se divaga en distintos temas menos en el tema para el que se reunieron, en una videoconferencia puede suceder algo similar como todos los participantes hablando al mismo tiempo o largas pausas cuando alguien termina de hablar y nadie más participa, para evitar esto, prepara tus notas y haz preguntas específicas del tema, si todos trabajan en el mismo proyecto y todos tienen su estatus actualizado en Microsoft Teams, la reunión podrá ser mucho más específica. Así que se directo y aprovecha de mejor manera el tiempo y la participación de todos.

  • Sé atento

Cualquiera que sea tu reunión vía internet, por teléfono o virtuales, las reacciones corporales son más difíciles de percibir. Para evitar la posibilidad de perder la atención de las personas, valora su personalidad. Sé cordial y simpático tanto como lo serías en persona, o incluso más, dependiendo de la reunión.

Microsoft Teams es la aplicación de negocios que más ha acelerado la colaboración en los equipos, ¡es parte de Office 365! La plataforma es usada por más de 500 mil empresas en todo el mundo.

En C3NTRO Telecom te ayudamos a desarrollar estrategias para hacer eficientes las formas de trabajo, a corto y largo plazo, que aprovechen las herramientas modernas de colaboración, comunicación, automatización de procesos, movilidad y seguridad de la información

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