Software y Hardware para Comunicación Empresarial
29 ago
Por: C3NTRO Telecom

Beneficios de un sistema de agendamiento de salas corporativas

Las salas de juntas son indispensables en el día a día para agilizar el trabajo en equipo y lograr la concentración fácilmente. Sin embargo, coordinar ya sea a 10 personas o cientos de ellas, puede ser un verdadero dolor en las empresas.

Si en tu empresa has escuchado estas frases, probablemente necesitas un sistema de agendamiento de salas:

  • “Vamos a ver si encontramos una sala libre”
  • “Olvidé cancelar la reunión”
  • “Lo siento, pensaba que la sala estaba libre”

Problemas que elimina un sistema de agendamiento de salas

Algunas empresas han creado procesos simples para poder reservar las salas pero los problemas vienen al momento de administrar el uso de ellas. Estas son algunas de las problemáticas que puedes solucionar:

  • Reservas duplicadas: cuando dos personas o grupos diferentes piden el uso de la sala al mismo tiempo.
  • Interrupciones: cuando alguien entra a preguntar cuándo se desocupará la sala para poder usarla o tener que interrumpir para avisar que es el tiempo del siguiente grupo porque el primero desconoce cuántas horas tienen disponibles.
  • Imposibilidad de apartar la sala en ausencia del encargado de hacer las reservas: Cuando la persona encargada de realizar las reservas no está presente, nadie más tiene acceso y tú debes realizar una junta urgente e inesperada con un cliente, un ejecutivo o director.
  • Salas reservadas para juntas que nunca se llevarán acabo:  cuando la sala está reservada pero no se presenta nadie, o en los casos en que alguien hace una reserva de forma preventiva ante la posibilidad de una reunión, pero luego al no concretarse no comunica la liberación de la misma.
  • Usar salas donde el equipo técnico no funciona: entras a la sala y el proyector, el micrófono, las bocinas o la luz no funcionan como deben. Estos problemas no son reportados a tiempo y comprometen también las siguientes reuniones.

¿Qué puedes hacer en un sistema de agendamiento de salas?

La importancia de estos sistemas radica en que ayudan a administrar de forma eficiente el uso tanto de las salas como del tiempo, para lograr acuerdos mediante la realización de las siguientes acciones:

  • Confirmar la reunión.
  • Alargar la reunión.
  • Cancelar la reunión.
  • Terminar la reunión.
  • Modificar la fecha y la hora de la reunión.
  • Verificar qué salas están disponibles.
  • Conocer los horarios en que las salas están apartadas.

Todo esto permite que realmente se usen las salas de forma correcta y cumplir con el propósito lograr una mayor productividad de los usuarios.

Sistema de agendamiento de salas de C3ntro Telecom

En C3ntro Telecom implementamos un sistema automático de agendamiento para tus espacios de colaboración. Nuestra plataforma te ayuda a organizar de manera fácil y accesible todo tu plan de trabajo, mostrando las fechas, plazos y periodos de desarrollo de las actividades de tu negocio.

Además, puedes verificar la disponibilidad y agendar el uso de tus salas de juntas desde Outlook, Gmail o directamente en el dispositivo touch que colocamos a la entrada de cada sala.

Beneficios de usar el Sistemas de Agendamiento de C3ntro

  • Control de espacios en tu oficina digital.
  • Es una forma rápida y simple para coordinar a tus empleados.
  • Es una forma inteligente para agendar una sala en base a tus necesidades.
  • Evita la duplicación de reuniones.
  • Una vez que se usa la sala desaparece de tu calendario.
  • Ofrece métricas sobre salas más populares, forma de uso y duraciones de reuniones.
  • Cambios en tiempo real.
  • Garantía de proyección de contenido.
  • Mayor alcance con menos recursos.
  • 100% administrable.

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